1. 限定范围

本文，仅针对“通过邮寄方式发出或收到询证函过程中的函证控制”进行实务探讨与辅助审计工具推荐，除此以外，不对其他函证的实施与评价提供建议或意见。

 

 

2. 核查清单

2.1. 名称

• 核查被询证者名称的真实性和准确性。

 

2.2. 地址

2.2.1. 发函地址

• 核查被询证者发函地址的真实性和准确性。

• 被询证者的发函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的工商注册地址一致的情况？

• 被询证者的发函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的年报通讯地址一致的情况？

• 被询证者的发函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工通讯地址一致的情况？

 

2.2.2. 回函地址

• 被询证者的回函地址，是否存在与发函地址不一致的情况？

• 被询证者的回函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的工商注册地址一致的情况？

• 被询证者的回函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的年报通讯地址一致的情况？

• 被询证者的回函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工通讯地址一致的情况？

 

2.2.3. 工商注册地址

• 法人类被询证者的工商注册地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的工商注册地址一致的情况？

• 法人类被询证者的工商注册地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的年报通讯地址（若有）一致的情况？

• 法人类被询证者的工商注册地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工通讯地址一致的情况？

 

2.2.4. 年报通讯地址（若有）

• 法人类被询证者的年报通讯地址（若有），是否存在与被审计单位合并范围内公司的工商注册地址一致的情况？

• 法人类被询证者的年报通讯地址（若有），是否存在与被审计单位合并范围内公司的年报通讯地址（若有）一致的情况？

• 法人类被询证者的年报通讯地址（若有），是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工通讯地址一致的情况？

 

2.3. 联系人

• 被询证者的发函联系人，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工姓名一致的情况？

• 被询证者的回函联系人，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工姓名一致的情况？

 

2.4. 联系电话

• 被询证者的发函联系电话，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工联系电话一致的情况？

• 被询证者的回函联系电话，是否存在与被审计单位合并范围内公司的员工联系电话一致的情况？

 

2.5. 物流轨迹

2.5.1. 发函物流轨迹

• 发函物流轨迹的签收城市或地区是否与被询证者所在的城市或地区一致？

• 发函物流轨迹中是否存在“已转寄”字样？

• 是否存在多封发函同时或自同一快递派件网点签收的情况？

 

2.5.2. 回函物流轨迹

• 回函物流轨迹的发出城市或地区是否与被询证者所在的城市或地区一致？

• 是否存在多封回函同时或自同一地址发出的情况？

• 是否存在多封回函同时或自同一快递收件网点发出的情况？

• 是否存在多封回函结论处的签名（若有）内容或笔迹相同？

 

2.6. 其他

• 底稿细节：是否存在发函快递签收时间晚于回函快递发出时间的情况？

 

3. 准则及其他相关规定

3.1. 审计准则

根据《中国注册会计师审计准则第1312号——函证（2010年11月1日修订）》第十四条规定：

当实施函证程序时，注册会计师应当对询证函保持控制，包括:
（一）确定需要确认或填列的信息；
（二）选择适当的被询证者；
（三）设计询证函，包括正确填列被询证者的姓名和地址，以及被询证者直接向注册会计师回函的地址等信息；
（四）发出询证函并予以跟进，必要时再次向被询证者寄发询证函。

 

3.2. 应用指南

根据《<中国注册会计师审计准则第1312号——函证>应用指南（2010年11月1日修订）》中“附录：实施函证程序需要进一步考虑的事项”的第4点：

4.注册会计师可以采取下列措施对函证实施过程进行控制：
（1）将被询证者的姓名、单位名称和地址与被审计单位有关记录核对；
（2）将询证函中列示的账户余额或其他信息与被审计单位有关资料核对；
（3）在询证函中指明直接向接受审计业务委托的会计师事务所回函；
（4）询证函经被审计单位盖章后，由注册会计师直接发出；
（5）将发出询证函的情况形成审计工作底稿；
（6）将收到的回函形成审计工作底稿，并汇总统计函证结果。

 

2.4. 问题解答

根据《中国注册会计师审计准则问题解答第2号——函证（2019年12月31日修订）》第三条第（一）点规定：

为避免询证函被拦截、篡改等舞弊风险，在邮寄询证函时，注册会计师在核实由被审计单位提供的被询证者的联系方式后，自行独立寄发询证函，而不应使用被审计单位本身的邮寄设施或交由被审计单位代发。如果采用快递方式发送询证函，注册会计师需要警惕被审计单位通过快递员拦截询证函的风险。注册会计师可以考虑在所发出的询证函上添加不易复制的特定标识，以便在收到回函时与注册会计师事先留存的复印件或扫描件比对以辨别真伪。

 

根据《中国注册会计师审计准则问题解答第2号——函证（2019年12月31日修订）》第六条第（一）点规定：

通过邮寄方式发出询证函并收到回函后，注册会计师可以验证以下信息：

1.收回的经被询证者确认的询证函是否是原件。

2.回函是否由被询证者直接寄给注册会计师。

3.寄给注册会计师的回邮信封或快递信封中记录的发件方名称、地址是否与询证函中记载的被询证者名称、地址一致。

4.回邮信封上的邮戳显示发出城市或地区是否与被询证者的地址一致，是否存在多封回函同时或自同一地址发出的情况；如果回函使用快递方式，可查看收件网点的城市或地区是否与被询证者所在的城市或地区一致，是否存在多封回函同时或自同一收件网点发出的情况。

5.被询证者加盖在询证函上的印章以及签名中显示的被询证者名称是否与询证函中记载的被询证者名称一致，加盖的印章以及签名是否清晰可辨认。在必要的情况下，注册会计师还可以进一步与被审计单位持有的其他文件中的被询证者印章及签名进行核对或亲自前往被询证者进行核实等。

如果被询证者将回函寄至被审计单位，被审计单位将其转交注册会计师，该回函不能视为可靠的审计证据。在这种情况下，注册会计师可以要求被询证者直接书面回复。

 

4. 实务操作

4.1. 发函控制

4.1.1. 被询证者名称

可以通过以下渠道核查被询证者名称的准确性：

• 被询证者与被审计单位签订的合同。
• 增值税发票。
• 被审计单位的业务系统中登记的资料（如：工商营业执照扫描件、实名认证资料）。
• 工商信息网站（注1）。

注1：法人类被询证者的名称核查，可以跟后续的法人类被询证者发函地址核查程序一起执行，参见：【企查查】批量查询工商信息、【天眼查】批量查询工商信息。

注2：自然人类被询证者的名称核查，可以跟后续的自然人类的发函地址、发函联系人、发函联系电话核查程序一起执行。

 

4.1.2. 发函地址

4.1.2.1. 核查发函地址的真实性

应当获取与发函地址实质上一致（注1）的地址作为底稿支持性证据，可以通过多种渠道核查发函地址，包括但不限于：

• 法人：工商注册地址、被询证者官网公告地址（注2）、行业网站中公开显示的被询证者的地址（注2）、增值税发票地址、合同地址等。
• 自然人：合同地址、业务系统中的实名认证资料等。

注1：实质上不一致地址，指的是具体到XX单元XX室实际地址不一样的地址，这类地址不能直接被用作支持性证据；形式上不一致地址，指的是地址中少了一个“省”字或“市”字以及其他非实质性差异，这类地址可以被用作支持性证据。

注2：需要补充查验对应网站确系被询证者控制、或由行业协会控制，并将查询结果截图或另存为PDF，作为底稿支持性证据。查验渠道：工业和信息化部政务服务平台官网。

一般情况下，通过工商注册地址批量查验是比较方便快捷的方法；但在实务工作中，很可能存在工商注册地址与发函地址实质上不一致的情况。则可以继续采用如上所述的其他渠道进一步核查。

需要注意，不能仅根据函证地址与工商注册地址相似或相近（如计算距离小于1km），就得出发函地址未见异常的结论。如果发函地址与供核查地址是同一幢楼上下楼、同一层不同区域办公室等，这类地址的计算距离往往趋近于0km，但其实它们是2个完全不同的地址，不能将此类查验地址作为支持性证据。比如：某被询证者的发函地址为“XX省XX市XX区XX广场23幢302室”（以下简称“A地址”），工商注册地址为“XX省XX市XX区XX广场23幢303室”以下简称“B地址”），虽然只有1字只差，但A地址和B地址属于实质上不一致地址，不能直接将B地址作为支持性证据；因为有可能B地址是被审计单位合并范围中某个子公司或分公司的工商注册地址、或在外地的事业部办公场所等，如果直接发送到B地址，该询证函存在被拦截、篡改等风险。

 

4.1.2.2. 核查发函地址的有效性

应当核查发函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的①工商注册地址（注1）、②年报通讯地址（注1）一致的情况。

注1：批量查询工商注册地址、年报通讯地址的方法，参见：【企查查】批量查询工商信息、【天眼查】批量查询工商信息。

应当获取被审计单位合并范围内公司的员工花名册（包含当期离职的），核查发函地址，是否存在与员工通讯地址一致的情况。

 

4.1.3. 发函联系人、发函联系电话

应当获取被审计单位合并范围内公司的员工花名册（包含当期离职的），核查发函联系人、发函联系电话，是否存在与员工花名册姓名、联系电话一致的情况。

 

4.1.4. 独立发函

通过多种渠道核实被询证者的联系方式后，应当自行独立寄发询证函，而不应使用被审计单位本身的邮寄设施或交由被审计单位代发。

• 银行询证函：应通过会计师事务所函证中心邮寄。
• 往来询证函等：如果事务所函证中心不支持，可以考虑晚上下班后回酒店下单邮寄。

 

4.1.5. 核查物流轨迹

应当核查发函快递的实际签收城市或地区，是否与被询证者所在的城市或地区一致？应当关注发函物流轨迹中是否存在“已转寄”字样？应当关注是否存在多封发函同时或自同一快递派件网点签收的情况？

如果识别到了多封发函系同时或自同一地址、或同一快递派件网点派送后签收，应当进一步追查，以识别：①是否存在未曾识别的关联方？②是否可能存在虚构交易的情况？③是否可能存在被拦截、篡改的情况？

 

4.1.6. 截图物流轨迹

除了上述文字信息的核查，还可以将发函快递的①物流轨迹截图和②电子存根截图等作为发函轨迹核查底稿的支持性证据。

 

4.2. 回函控制

4.2.1. 独立收函

应当让被询证者将询证函原件直接寄给注册会计师。

 

4.2.2. 核查被询证者名称（若有）

应当核查回函快递信封上记录的发件方名称（若有），是否与函证底稿中记载的被询证者名称一致。

 

4.2.3. 核查回函地址

应当核查回函快递信封上记录的发件地址（即“回函地址”），是否与函证底稿中记载的被询证者地址一致。

应当核查回函地址，是否存在与被审计单位合并范围内公司的①工商注册地址（注1）、②年报通讯地址（注1）一致的情况。

注1：批量查询工商注册地址、年报通讯地址的方法，参见：【企查查】批量查询工商信息、【天眼查】批量查询工商信息。

应当获取被审计单位合并范围内公司的员工花名册（包含当期离职的），核查回函地址，是否存在与员工通讯地址一致的情况。

 

4.2.4. 回函联系人、回函联系电话

应当获取被审计单位合并范围内公司的员工花名册（包含当期离职的），核查回函联系人、回函联系电话，是否存在与员工花名册姓名、联系电话一致的情况。

 

4.2.5. 核查签名（若有）

应当核查是否存在多封回函结论处的签名（若有）内容或笔迹相同。

 

4.2.6. 核查物流轨迹

应当核查回函物流轨迹的发出城市或地区，是否与被询证者所在的城市或地区一致？关注是否存在多封回函同时或自同一地址发出的情况？关注是否存在多封回函同时或自同一快递收件网点发出的情况？

如果识别到了多封回函系同时或自同一地址、或同一快递收件网点发出，应当进一步追查，以识别：①是否存在未曾识别的关联方？②是否可能存在虚构交易的情况？③是否可能存在被拦截、篡改的情况？

 

4.2.7. 截图物流轨迹

除了上述文字信息的核查，还可以将回函快递的①物流轨迹截图和②电子存根截图等作为回函轨迹核查底稿的支持性证据。

 

5. 辅助工具

5.1. 防伪工具

如果经评估，被拦截、篡改等舞弊风险较高，可以考虑：

• ① 使用 定制版钢印机压制特殊纹理防伪。
• ② 使用 紫光灯照射显影工具（如：防伪隐形笔、定制版光敏印章等）签名防伪。

 

5.2. 批量导出工商信息

• 【企查查】批量查询工商信息
• 【天眼查】批量查询工商信息

 

5.3. 查验网站真实性

工业和信息化部政务服务平台官网-ICP备案查询：点击查看

 

5.4. 批量发快递

快递批量下单打印教程：点击查看

 

5.5. LosigticsEnhancer

使用 LogisticsEnhancer 对物流轨迹和电子存根进行批量截图+批量导出信息：点击下载

 

5.6. Excel取数公式

提取物流轨迹中的快递网点Excel公式：

=IFERROR(IF(COUNT(FIND({"快递员【","至【丰巢智能快递柜】","从【丰巢智能快递柜】","【】"},E2))>0,MID(E2,SEARCH("【",E2,SEARCH("【",E2)+1)+1,SEARCH("】",E2,SEARCH("】",E2)+1)-SEARCH("【",E2,SEARCH("【",E2)+1)-1),MID(E2,SEARCH("【",E2)+1,SEARCH("】",E2)-SEARCH("【",E2)-1)),"/")

 

6. 声明

以上内容仅为个人观点，不代表任何机构意见，亦不保证相关信息的准确性和完整性，文中所述内容和意见仅供参考。